Podłączenie firmy do KSeF nie oznacza jeszcze automatycznego obiegu faktur. Faktura może zostać odebrana elektronicznie, ale jej opis, przypisanie odpowiedzialności, kontrola budżetu, akceptacja i księgowanie nadal mogą wymagać ręcznej pracy. To właśnie na tych etapach powstają dodatkowe koszty, opóźnienia i ryzyko błędów. Gdzie więc kończy się KSeF, a zaczyna automatyczny obieg faktur w firmie i ile kosztuje ręczne przetwarzanie faktur? Podpowiadamy w poniższym artykule.
Gdzie kończy się KSeF, a zaczyna elektroniczny obieg faktur w firmie?
KSeF jest kanałem wymiany faktur między firmą a systemem rządowym. Dostarcza dokument w ustandaryzowanej formie, ale nie prowadzi całego wewnętrznego procesu jego obsługi.
Po odebraniu faktury firma nadal musi ją sprawdzić, przypisać do osoby lub działu, opisać koszt, zweryfikować budżet, uzyskać akceptację i przekazać dane do systemu finansowo-księgowego. Księgowanie jest więc odrębnym etapem, wymagającym integracji z wewnętrznymi systemami.
Samo wdrożenie KSeF usprawnia wymianę faktur, ale nie eliminuje ręcznej pracy przy ich dalszej obsłudze.
Jakie etapy obiegu faktury wymagają ręcznej obsługi po wdrożeniu KSeF?
Po pobraniu faktury z KSeF dokument trafia do systemu, ale kolejne etapy nadal mogą wymagać udziału księgowości, osoby odpowiedzialnej za koszt, przełożonego lub finansów. Fakturę trzeba zarejestrować, opisać, skierować do właściwych osób, sprawdzić dane i budżet oraz uzyskać akceptację. Dopiero wtedy dokument trafia do księgowania i płatności.
Każdy ręczny etap angażuje pracownika. Przy większej liczbie faktur nawet kilka minut na jeden dokument przekłada się na godziny pracy miesięcznie.
Opis i przypisanie odpowiedzialności za fakturę kosztową
Faktura kosztowa wymaga określenia m.in. MPK, projektu, rodzaju kosztu czy osoby odpowiedzialnej za akceptację. Ręczne przepisywanie danych zwiększa ryzyko błędów, a przekazywanie dokumentów e-mailem utrudnia kontrolę nad ich obiegiem.
Elektroniczny obieg automatycznie kieruje fakturę do właściwych osób, zgodnie z ustalonymi regułami, np. kwotą, MPK lub projektem.
Kontrola budżetu i ścieżka akceptacji
W wielu firmach jedna faktura przechodzi przez kilka osób. Kierownik zatwierdza koszt, właściciel budżetu sprawdza dostępne środki, a księgowość weryfikuje dokument przed zaksięgowaniem. Przy ręcznym obiegu trudno szybko sprawdzić, kto ma dokument i na jakim etapie znajduje się akceptacja.
Automatyczna ścieżka kieruje fakturę do właściwych osób, przypomina o oczekujących decyzjach i uruchamia eskalację po przekroczeniu terminu.
Jak zautomatyzować obieg faktur z KSeF krok po kroku?
Elektroniczny obieg faktur z KSeF łączy się z wewnętrznymi procesami firmy. W przypadku integracji z KSeF proces obejmuje:
- Pobranie faktury z KSeF - dokument automatycznie trafia do obiegu.
- Odczyt danych OCR/AI - system odczytuje informacje i ogranicza ręczne przepisywanie.
- Weryfikację - sprawdzenie danych kontrahenta w VAT, VIES i GUS oraz kontrola duplikatów.
- Opis i przypisanie - faktura trafia do właściwej osoby zgodnie z kwotą, MPK, projektem lub inną regułą.
- Akceptację i kontrolę budżetu - dokument przechodzi ustaloną ścieżkę akceptacji.
- Przekazanie do ERP/FK - zaakceptowane dane trafiają do systemu finansowo-księgowego.
Dzięki temu KSeF staje się częścią pełnego procesu - od odbioru faktury, przez jej weryfikację i akceptację, aż po księgowanie.
Ile kosztuje ręczne przetwarzanie faktur?
Koszt ręcznej obsługi faktury obejmuje jej rejestrację, odczyt danych, opis, przypisanie, pilnowanie akceptacji i poprawianie błędów. Przy setkach lub tysiącach dokumentów miesięcznie czynności te tworzą znaczące obciążenie operacyjne. Elektroniczny obieg automatyzuje powtarzalne zadania, kieruje faktury do właściwych osób i monitoruje ich statusy, ograniczając czas pracy księgowości i innych zaangażowanych osób.
Kto najbardziej odczuwa koszt ręcznego obiegu faktur?
Ręczne przetwarzanie faktur angażuje księgowość, kierowników i osoby akceptujące. Księgowość rejestruje dokumenty i pilnuje ich statusów, akceptujący sprawdzają faktury wymagające decyzji, a finanse i zarząd mają ograniczony wgląd w bieżący stan kosztów. Przy większej liczbie dokumentów utrudnia to także odtworzenie historii faktury.
Elektroniczny obieg faktur a kontrola kosztów
Mamy nadzieję, że powyższy artykuł pokazał, jak integracja KSeF z elektronicznym obiegiem faktur i ERP ogranicza ręczne przepisywanie danych, przyspiesza księgowanie i zapewnia bieżący wgląd w status dokumentów. Automatyzacja pozwala sprawdzać faktury pod kątem duplikatów, danych kontrahenta, budżetu czy zgodności z zamówieniem przed księgowaniem. Ustalona ścieżka akceptacji określa, kto i kiedy powinien podjąć decyzję.
