Firma może mieć poprawne dane w KRS lub CEIDG, aktywny status VAT, złożone sprawozdania i profesjonalną stronę internetową, a mimo to nadal pozostawiać pytania istotne przed podpisaniem ważnej umowy. Publiczne rejestry pokazują przede wszystkim formalny obraz przedsiębiorstwa. Przy kontraktach o większej wartości warto sprawdzić również, czy deklarowana skala działalności, doświadczenie, osoby kluczowe i zaplecze znajdują potwierdzenie w innych wiarygodnych źródłach. Czy to wystarczy, aby bezpiecznie przekazać kontrahentowi wysoką zaliczkę, powierzyć mu ważną część realizacji albo rozpocząć współpracę, od której będzie zależał istotny fragment naszego biznesu? Niekoniecznie. Publiczne rejestry są podstawą rozsądnego sprawdzenia firmy, ale pokazują przede wszystkim jej obraz formalny. Im większa wartość planowanej współpracy i trudniejsze konsekwencje ewentualnego błędu, tym większe znaczenie ma pytanie, czy deklaracje kontrahenta znajdują potwierdzenie także poza dokumentami.
Najpierw trzeba zrobić to, co można zrobić samodzielnie
Pogłębiona analiza nie zastępuje podstawowego sprawdzenia firmy.
Wręcz przeciwnie — od niego należy zacząć.
W zależności od formy działalności warto zweryfikować dane w KRS albo CEIDG, sposób reprezentacji podmiotu, historię zmian, status VAT, beneficjentów rzeczywistych, dostępne dokumenty finansowe oraz informacje dotyczące ewentualnych postępowań restrukturyzacyjnych lub upadłościowych.
Takie sprawdzenie pozwala odpowiedzieć na podstawowe pytania.
Czy firma rzeczywiście istnieje? Kto może ją reprezentować? Od kiedy działa? Czy nie doszło ostatnio do istotnych zmian właścicielskich lub personalnych? Czy jej formalna sytuacja odpowiada temu, co przedstawia potencjalnemu partnerowi?
W wielu codziennych transakcjach taka analiza będzie wystarczająca.
Problem zaczyna się wtedy, gdy rejestry nie pokazują niczego niepokojącego, ale mimo to pozostają pytania, na które nie można znaleźć wiarygodnej odpowiedzi.
Firma może być formalnie poprawna i nadal stanowić ryzyko
Brak negatywnego wpisu w rejestrze nie jest gwarancją, że przedsiębiorstwo wykona przyszłą umowę.
Podobnie atrakcyjna strona internetowa, profesjonalna prezentacja czy długa lista deklarowanych realizacji nie stanowią same w sobie potwierdzenia rzeczywistej skali działalności.
Ryzyko może znajdować się pomiędzy tymi dwoma obrazami.
Przykładowo kontrahent może deklarować rozbudowane zaplecze operacyjne, którego znaczenia trudno potwierdzić. Może wskazywać doświadczenie wynikające głównie z działalności innych podmiotów powiązanych z osobami zarządzającymi. Osoba faktycznie prowadząca negocjacje i podejmująca najważniejsze decyzje może w ogóle nie pojawiać się w formalnej strukturze spółki.
Żaden z tych elementów sam w sobie nie oznacza oszustwa ani nierzetelności.
Powinien natomiast prowadzić do kolejnego pytania:
czy przed zawarciem umowy wiemy o drugiej stronie wystarczająco dużo, aby świadomie zaakceptować ryzyko?
Najważniejsze są niespójności
Podczas weryfikacji łatwo skupić się na poszukiwaniu jednej spektakularnej „czerwonej flagi”.
W praktyce znacznie częściej znaczenie ma kilka drobniejszych informacji, które dopiero po zestawieniu zaczynają tworzyć istotny obraz.
Deklarowana liczba realizacji może nie odpowiadać historii działalności firmy. Profil jednej z osób kluczowych może wskazywać na udział w innych przedsięwzięciach, o których nie wspomniano podczas negocjacji. Adres przedstawiany jako istotne zaplecze przedsiębiorstwa może pełnić zupełnie inną funkcję. Częste zmiany w zarządzie albo strukturze własnościowej mogą mieć znaczenie dopiero wtedy, gdy zestawi się je z chronologią określonych zdarzeń.
Właśnie dlatego dobra analiza kontrahenta nie powinna polegać na szukaniu argumentów potwierdzających wcześniejsze podejrzenia.
Jej zadaniem jest rozdzielenie czterech kategorii:
tego, co potwierdzono, tego, co wynika wyłącznie z deklaracji, tego, co pozostaje hipotezą, oraz tego, czego na obecnym etapie nie można wiarygodnie ustalić.
To ostatnie również jest ważnym wynikiem analizy.
Warto sprawdzić ludzi, ale nie chodzi o ich życie prywatne
Firma jest strukturą formalną, ale decyzje biznesowe zawsze podejmują konkretne osoby.
Przy większym kontrakcie znaczenie może mieć więc nie tylko sytuacja samej spółki, lecz także doświadczenie biznesowe osób kluczowych, historia ich wcześniejszej działalności oraz powiązania mające bezpośrednie znaczenie dla analizowanej transakcji.
Nie oznacza to nieograniczonego gromadzenia informacji o członkach zarządu, wspólnikach czy osobach prowadzących negocjacje.
Zakres powinien wynikać z konkretnego celu biznesowego.
Jeżeli firma ma wejść z kimś we wspólne przedsięwzięcie, historia wcześniejszych aktywności gospodarczych tej osoby może mieć znaczenie. Jeżeli potencjalny partner ma otrzymać znaczącą przedpłatę, uzasadnione staje się dokładniejsze sprawdzenie, czy przedstawiany potencjał operacyjny i doświadczenie znajdują potwierdzenie w innych źródłach.
Pogłębiona weryfikacja kontrahenta i wywiad gospodarczy powinny więc odpowiadać na konkretne pytania związane z planowaną decyzją, a nie tworzyć możliwie szeroki profil firmy i wszystkich osób z jej otoczenia.
Co naprawdę można ustalić w internecie?
Publiczne rejestry, archiwalne strony internetowe, branżowe publikacje, komunikaty spółek, historia zmian domen, publiczne profile zawodowe oraz inne otwarte źródła pozwalają dziś odtworzyć znaczną część historii przedsiębiorstwa i osób z nim związanych.
To obszar OSINT, czyli analizy informacji pochodzących z otwartych źródeł.
Samo znalezienie informacji nie kończy jednak procesu.
Trzeba jeszcze ocenić, czy jest aktualna, czego faktycznie dotyczy i czy można ją niezależnie potwierdzić.
Dwie osoby o tym samym nazwisku nie muszą być tą samą osobą. Dawna współpraca biznesowa nie musi oznaczać aktualnego powiązania. Informacja ze starej wersji strony internetowej może opisywać sytuację, która dawno przestała istnieć.
Dlatego dobry OSINT jest przede wszystkim analizą źródeł i kontekstu, a nie mechanicznym zbieraniem wyników wyszukiwania.
A jeśli odpowiedzi nie ma w sieci?
W niektórych sprawach źródła cyfrowe wystarczą.
W innych pokazują tylko miejsce, w którym kończy się wiedza dostępna zdalnie.
Jeżeli istotne dla decyzji pytanie dotyczy rzeczywistego sposobu funkcjonowania firmy, wykorzystywanego zaplecza, określonych aktywności czy innych okoliczności, których nie można potwierdzić dokumentami i OSINT-em, detektyw dla firm może uzupełnić analizę o odpowiednio dobrane i legalne ustalenia operacyjne lub terenowe.
Nie chodzi o obserwowanie każdej firmy przed podpisaniem umowy.
Takie działanie najczęściej nie miałoby żadnego ekonomicznego uzasadnienia.
Znaczenie ma proporcja pomiędzy kosztem sprawdzenia a wartością ryzyka.
Inaczej należy podejść do jednorazowego zakupu za kilka tysięcy złotych, a inaczej do wieloletniej umowy, istotnej przedpłaty, zakupu przedsiębiorstwa, wejścia do spółki albo współpracy, w której kontrahent otrzyma dostęp do klientów, informacji lub kluczowych procesów.
Weryfikacja powinna zmieniać sposób podejmowania decyzji
Najlepszy raport nie jest tym, który ma najwięcej stron.
Jest nim raport, po którego przeczytaniu przedsiębiorca wie więcej o decyzji, którą ma podjąć.
Może się okazać, że analiza nie ujawni niczego, co uzasadniałoby dalsze działania.
To również jest wartościowy wynik.
W innym przypadku ustalenia mogą wskazać, że przed zawarciem umowy warto zmienić harmonogram płatności, ograniczyć wysokość zaliczki, wprowadzić dodatkowe zabezpieczenia, poprosić o dokument potwierdzający określone zasoby albo dokładniej wyjaśnić konkretne powiązanie.
Nie zawsze wynikiem weryfikacji jest decyzja: „współpracujemy” albo „rezygnujemy”.
Czasami najlepszym efektem jest po prostu możliwość lepszego skonstruowania warunków współpracy.
Kiedy warto pomyśleć o pogłębionym sprawdzeniu?
Przede wszystkim wtedy, gdy wartość ewentualnego błędu jest wyraźnie większa niż koszt jego ograniczenia.
Może dotyczyć to wysokiej przedpłaty, dużego kredytu kupieckiego, strategicznego dostawcy, wspólnej inwestycji, zakupu udziałów, wejścia do spółki albo sytuacji, w której kontrahent ma otrzymać dostęp do danych, klientów czy know-how.
Znaczenie ma również pojawienie się niespójności.
Jeżeli kolejne wersje informacji różnią się od siebie, deklarowanych faktów nie można potwierdzić albo rzeczywisty sposób działania firmy wydaje się odbiegać od obrazu przedstawianego podczas negocjacji, warto wyjaśnić to przed podpisaniem umowy, a nie dopiero w chwili pojawienia się problemu.
Nie chodzi o znalezienie „haka”
To jedna z ważniejszych różnic pomiędzy rozsądną weryfikacją biznesową a stereotypowym wyobrażeniem o działalności detektywistycznej.
Celem nie powinno być znalezienie czegoś kompromitującego na temat drugiej strony.
Celem jest zmniejszenie niepewności przed decyzją, której konsekwencje mogą być kosztowne.
ProDetektyw działa od 2018 roku. Usługi detektywistyczne realizuje w ramach działalności wpisanej do rejestru działalności regulowanej pod numerem RD-58/2020, wspierając przedsiębiorców, zarządy i kancelarie w sprawach wymagających niezależnej weryfikacji informacji oraz ustalenia faktów.
W zależności od charakteru sprawy współpracujemy ze sprawdzonymi specjalistami terenowymi, analitykami OSINT oraz ekspertami z obszaru wywiadu gospodarczego i bezpieczeństwa.
Nie każda transakcja wymaga pogłębionej analizy. Przy decyzjach o wysokiej wartości warto jednak pamiętać, że brak negatywnej informacji w rejestrze nie jest jeszcze tym samym co potwierdzenie rzeczywistej wiarygodności kontrahenta.
