Dokumenty papierowe oraz te w formie elektronicznej zawierają wrażliwe dane, które w nieodpowiednich rękach mogą zagrozić prywatności, bezpieczeństwu oraz interesom zarówno samej organizacji, jak i osób w niej pracujących oraz korzystających z jej usług. Dowiedz się, dlaczego utylizacja dokumentów w firmie jest ważna i czemu dobrze jest powierzyć to zadanie wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej.
Dlaczego niszczenie dokumentów w firmie jest ważnym etapem przetwarzania danych?
Powodów, które przemawiają za niszczeniem dokumentacji w firmie, jest kilka. Pierwszym z nich jest ochrona prywatności. Każde uchybienie w przestrzeganiu obowiązujących w tym zakresie norm i regulacji skutkować może kradzieżą tożsamości lub innymi formami nadużyć. Bezpieczne usunięcie wrażliwych informacji (takich jak numery dowodów osobistych czy kart płatniczych) zmniejsza ryzyko wycieku danych i przejęcia ich przez osoby nieupoważnione.
Kolejnym powodem jest konieczność spełnienia wymogów prawnych. Wiele przepisów, w tym RODO, nakłada na przedsiębiorstwa obowiązek nie tylko ochrony, ale także odpowiedniego zarządzania danymi, w tym również niszczenia dokumentów po zakończeniu okresu ich przechowywania. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi nakładanymi przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (od 10 do 20 mln euro lub od 2 do 4% całkowitego rocznego dochodu firmy za rok ubiegły, w zależności od rodzaju naruszenia i jego charakteru).
Na koniec warto podkreślić, że niszczenie dokumentów to efektywny sposób zapobiegania kradzieży informacji. Łatwy dostęp do danych może działać na niekorzyść firm, dlatego należy eliminować wszelkie, zbędne już materiały, które mogą zostać wykorzystane przez osoby nieuprawnione.
Utylizacja dokumentów w firmie, w jaki sposób ją przeprowadzić?
Najprostszym, a zarazem najefektywniejszym sposobem na niszczenie i utylizację dokumentów jest skorzystanie z usług podmiotów, które posiadają odpowiednią wiedzę i zaplecze techniczne. Firmy specjalizujące się w profesjonalnym niszczeniu dokumentów, takie jak np. Destroy, oferują usługi dostosowane do indywidualnych potrzeb klientów.
W ramach procesu niszczenia dokumentów Destroy dostarczy do Twojej firmy specjalne pojemniki zabezpieczane plombami lub zamkiem, które następnie zostaną odebrane przez konwojentów przy pomocy pojazdu wyposażonego w system śledzenia GPS. Dokumenty zostaną zniszczone i zutylizowane przy wykorzystaniu wysokiej jakości sprzętu przemysłowego. Po zrealizowaniu usługi otrzymasz certyfikat potwierdzający prawidłowe zniszczenie dokumentacji.
Jeśli natomiast przetwarzane przez Ciebie dokumenty, są na tyle poufne, że nie mogą opuszczać siedziby firmy, wówczas możesz skorzystać z usługi niszczenia mobilnego.
Zadbaj o bezpieczeństwo danych – jak wybrać firmę do niszczenia dokumentów?
Wybierając firmę specjalizującą się w utylizacji dokumentów, warto zwrócić uwagę na zakres usług, procedury i klasy ochrony stosowane w trakcie całego procesu niszczenia, a także zaplecze technologiczne usługodawcy.
Doskonałym przykładem takiego przedsiębiorstwa jest wspomniana już firma Destroy, obsługująca również śląskie przedsiębiorstwa. W zakresie ich kompetencji znajduje się: likwidacja papierowych i cyfrowych pism oraz druków (w ramach usług wykonywane jest niszczenie dokumentów Opole, utylizacja dokumentów Oleśnica, etc.), archiwizacja danych, skanowanie dokumentacji i wiele więcej. Aby poznać cały zakres usług, wystarczy umówić się na bezpłatną rozmowę z pracownikiem firmy.
Niezawodny partner gwarantuje, że wszelkie działania są realizowane zgodnie z normami krajowymi i unijnymi oraz restrykcyjnymi zasadami bezpieczeństwa, zapewniającymi pełną kontrolę nad całym procesem. Skorzystaj z usług doświadczonych osób i zapewnij bezpieczeństwo danych Twojej firmy.
