Przetwarzanie danych osobowych może odbywać się wyłącznie przy przestrzeganiu przepisów RODO, czyli Rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Ujawnienie informacji personalnych wiąże się z odpowiedzialnością karną. Przedsiębiorca lub instytucja, która nie dołożyła starań, aby zapobiec wyciekowi danych, będzie zmuszona ponieść karę. Udostępnienie niejawnych danych personalnych może nieść za sobą niekorzystne skutki dla konkretnych osób. Dlatego tak ważne jest prawidłowe gromadzenie i przechowywanie, a po upływie wyznaczonego terminu, właściwa utylizacja dokumentów zawierających poufne dane personalne.
Efektywna i bezpieczna utylizacja dokumentów
RODO, czyli Rozporządzenie o ochronie danych osobowych mówi, że przetwarzanie danych oznacza operacje wykonywane na aktach osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, usuwanie lub niszczenie. Choć w przepisach nie określono, w jaki konkretny sposób ma odbywać się niszczenie dokumentów, to jedno jest pewne: zutylizowana dokumentacja nie może nadawać się do odtworzenia.
Wszystkie osoby zajmujące się administracją dokumentów zawierających poufne dane personalne, powinny zostać przeszkolone, zanim uzyskają dostęp do danych. Opracowanie wewnętrznych procedur ma znaczenie ze względów bezpieczeństwa. Zapobiega wyciekom informacji poufnych, chroni przedsiębiorstwa instytucje przed odpowiedzialnością karną, a także zabezpiecza wizerunek wobec partnerów.
Często do niszczenia dokumentów wykorzystuje się biurowe niszczarki, które sprawdzają się w przypadku niewielkich ilości kartek. Jeśli natomiast mamy do czynienia z dużą firmą, która zatrudnia setki osób, a z roku na rok przybywa np. dokumentacji pracowniczej, zwykła niszczarka może okazać się niewystarczająca. Wówczas warto znaleźć zewnętrzną firmę, która zagwarantuje bezpieczną utylizację dokumentów. Aby potwierdzić trwałe i skuteczne zniszczenie, dostarczy swojemu klientowi stosowny certyfikat.
Niszczenie dokumentów – profesjonalne metody
Profesjonalne niszczenie dokumentów odbywa się przy zastosowaniu zaawansowanych i wydajnych sprzętów. Narzędzia, jak i procedury podlegają ścisłej kontroli. Instalacje obsługiwane są przez wykwalifikowany i odpowiednio przeszkolony personel. Nie zapominajmy, że zanim nastąpi zniszczenie dokumentów, konieczne jest ich przetransportowanie. Dlatego warto wybrać firmę, która zapewnia pełny pakiet usług. Gdańsk: niszczenie dokumentów - Ekoakta jest zaufanym dostawcą usług, który postępuje zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa i gwarantuje ochronę danych.
Dodajmy, że możliwe jest także niszczenie dokumentów u klienta. Jeśli archiwum znajduje się w mieście, tj. Warszawa, Kraków, Zamość, czy Szczecin: niszczenie dokumentów - Ekoakta przeprowadzi u klienta. Wykorzystywane są do tego celu pojazdy wyposażone w specjalistyczną instalację umożliwiającą wykonanie końcowego etapu przetwarzania danych, czyli ich utylizację. Warto zdecydować się na takie rozwiązanie, ponieważ profesjonalne niszczenie dokumentów i uzyskanie certyfikatu jest zapewnieniem, że przedsiębiorca nie zostanie pociągnięty do odpowiedzialności za niewłaściwe administrowanie danymi!
Komentarze (0)